Sistem Informasi Akutansi

I.                   Mengenal Sistem Informasi Akutansi

Proses bisnis dan sistem informasiakutansi

Proses bisnis(business process) adalah urutan aktivitas yang di laksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalambentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaksisysles) mengelompokan kejadian-kejadian terkait  yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian(events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.  Terdapat tiga siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/ pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

·         Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yg di peroleh menjadi barang-barang dan jasa.

·         Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Sistem informasi manajemen –SIM  (management information system—MIS) adalah suatu system yg menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data serta menyediakan informasi yg berguna bagi manajemen.Sistem informasi akutansi—SIA (accounting information system—AIS) dapat di pandang sebagai bagian dari SIM organisasi.

Lingkup Sistem Informasi Akutansi

System informasi akutansi adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akutansi dan keuangan ,juga informasi lain yang di peroleh dari pengolahan rutin atau transaksi akutansi. SIA menyelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pemabyaran, gaji ,dan jam kerja. Bayak perusahaan kini berusaha untuk mengonversi system informasi mereka yang terpencar menjadi system perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning—ERP system). ERP adalah suatu system manajemen bisnis yang mengintregasikan semua aspek proses bisnis perusahaan, termasuk subsistem-subsistem.

Penggunaan Sistem Informasi Akutansi

Bagian ini menjelaskan apa yang di kerjakan SIA danmemberikan lima macam penggunaan informasi akutansi.

·         Membuat laporane ksternal

Perusahaan menggunakan system informasi akutansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yg lain. Laporan-laporan ini mecakup laporan keuangan, SPT  pajak, dan laporan yang di butuhkanolehbadan-badanpemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.

·         Mendukung aktivitas rutin

Para manager memerlukan satu system informasi akutansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan tersebut.

Mendukung pengambilan keputusan dan Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yg tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.Informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru, memutuskan produk-produk apa yg harus ada di persediaan, dan memasarkan produk kepada para pelanggan.

·         Perencanaan dan pengendalian

Suatu system informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan pengendalian.Informasi mengenai anggaran dan biaya standar di simpan oleh system informasi dan laporan di rancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah actual. Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yg di belidan di jual mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yg sangat banyak dengan biaya yg rendah memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci.

·         Menerapkan pengendalian  internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan , prosedur-prosedur dan system  informasi yang di gunakan untuk melindungi asset-aset perusahan dari kerugian atau korupsi dan untuk memeliha keakuratan  data keuangan.

Peranakuntan dalam hubungan dengan SIA

Cara lainuntuk memahami artidari system informasi akutansi adalah dengan mempertimbangkan hubungana ntara system informasi akutansi dan pekerjaan akuntan.

Peran-peranakuntan di ELERBE :

§  Akuntan sebagai pengguna

§  Akuntan sebagai manajer

§  Akuntan sebagai konsultan

§  Akuntan sebagai evaluator

§  Akuntan sebagai penyedia jasa akutansi dan perpajakan

II.                 PROSES BISNIS DAN DATA SIA

System akuntasi bersifat kompleks dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA.akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara dan mengamati transaksi transaksi untuk mengamati system akutansi klien.

Proses dankejadianbisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatubisnis untuk memperoleh ,menghasilakan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan bisnis adalah dengan berfokus pada siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yg pada umumnya terjadi pada suatu urutan tertentu.Masing-masing siklus transaksi melibatkan lebih dari satu kejadian. Proses bisnis dapat disusun menjadi siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

·         Sikluskonversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yg di peroleh menjadi barang-barang dan jasa.

·         Siklus pendapatan(revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

SIKLUS PENDAPATAN :

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yg berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

§  Merespon permintaan informasi dari pelanggan

§  Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.

§  Menyediakan jasa atau mengirimbarang kepada pelanggan

§  Menagih pelanggan

§  Melakukan penagihan uang

§  Menyetorkan uang kas ke bank

§  Menyusun laporan

SIKLUS PEMEROLEHAN :

Seperti halnya siklus pendapatan, siklus pemerolehan dariorganisasi dengan jenis yg berbeda pada dasarnya bersifa tsama karena kebanyakan mencakup didalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

§  Mendiskusikan dengan para pemasok

§  Memperoses permintaan

§  Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang

§  Menerima barang dan jasa dari pemasok

§  Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

§  Memilih faktur-faktur yang akan di bayar

§  Menulis cek

Pengidentifikasikan kejadian dan proses bisnis

Akutansi pada dasarnya adalah suatu system informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana system informasi beroprasi.Bagian ini menyediakansuatucara yang sistematis untuk memisahkan suatu proses dalam satu rangkaian kejadian:

Pedoman mengakui kejadian

Pedoman1 :kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas. Untuk mengidentifikasikan kejadian, proses dimulai ketikaseseorang/ departemen dalam organisasi menjadi aktif. Untuk selanjutnya orang /departemen yang bertanggung jawab atas kejadian tersebut di sebut sebagai agen internal(internal agent)

Pedoman2 :abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal. Pedoman ini berlaku untuk aktivitas yang terjadi kapan saja dalam suatu proses.

Pedoman3 :kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab di pindahkan dari suatu agen internal keagen internal lainnya.

Pedoman4 :kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah di selaatau di interupsi dan di lanjutkan kemudian oleh agen internal yg sama. Setelah interupsi,seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut . sebagai alternatif, proses itu dapat di lanjutkan pada suatuwaktu yang sudah dijadwalkan .

Pedoman5 :gunakan suatu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian data dalam sia .

Satu motivasi penting untuk mengidentifikasikan kejadian dari uraian naratif mengenai suatu proses bisnis adalah bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian . SIA merekam data tentang berbagai kejadian yg dibahas .

Sistem manual untuk siklus pendapatan dan bukubesar

Kejadian yang mempengaruhi buku besar . proses bisnis seperti yg di gambarkan.

III.MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Disini akan dijelaskan tentang mengorganisasi informasi tentang proses bisnis dalam bentuk grafis yang mudah dipahami dan memahami paparan grafis yang telah dikembangkan oleh pihak lain.

Proses pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam peranannya sebagai evaluator sistem dan sebagai auditor, diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-prosesyang terjadi dalam perusahaan.

Dengan demikian digram seperti itu menawarkan suatu cara yang efektif untuk mengomunikasikan informasi tentang proses bisnis dan sistem akuntansi kepada para pemakai.

Diagram akitivitas UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis didalam buku teks ini, digunakan unfied modeling language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh grady booch, jim rumbaugh dan ivar jacobson.

Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat:

• Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif
• Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi misalnya kejadian, agen, dokumen dan file.
• Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.
• Baik peta maupun diagram aktifitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah.

Overview activity diagram dan diagram detailed activity

Diagram aktivitas diorganisasikan menjadi dua jenis yaitu:

• Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini dan aliran informasi antar kejadian.
• Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda. UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA.

Memahami overview activity diagram

Sebelum mengetahui bagaimana cara menggambar diagram akrivitas, kita harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana cara membacanya.

Membuat overview activity diagram

Langkah1: Membaca uraian narasi dan mengidentifikasikan kejadian penting.

Langkah2: Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.

Langkah3: Menunjukan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.

Langkah4: Membuat diagram untuk masing-masing kejadian.

Langkah5: Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis.

Langkah6: Menggambar tabel (file) yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis.

Memahami detailed activity diagram

Pembahasan ini memperkenalkan detailed activity diagram. Detailed activity diagram menunjukan informasi mengenai aktifitas dalam suatu kejadian spesifik. Untuk membuat detailed diagram kita perlu untuk mengidentifikasikan aktivitas individu dalam setiap kejadian. Contohnya kejadian menerima pesanan.

Membuat detailed activity diagram

Simbol yang digunakan dalam detailed activity diagram dan overview activity diagram adalah sama. Perbedaan utama adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukan aktivitas, bukan kejadian. Pedoman umum untuk kedua jenis diagram tersebut tidak diualang misalnya swimlane, dokumen, dan tabel.

Overview activity diagram dan detailed activity diagram

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disediakan:

• Anotasi narasi yang menunjukan kejadian dan aktivitas
• Tabel arus kerja
• Overview activity diagram untuk proses pendapatan
• Detailed activity diagram

IV.MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pada bab ini membahas sasaran pengendalian internal penting dari suatu organisasi dan risiko tidak tercapainya sasaran ini. Bab ini akan mencejelaskan bagiamana seseorang dapat menentukan risiko-risiko ini dengan menggunakan konsep yang terkait dengan siklus transaksi, kejadian, aktivitas, dan file.

Pengendalian internal dan peran akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektifitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi

• Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit diundang-undang sarbanes-oxley tahun 2002 dan standar no.2 public company accounting oversight board (PCAOB) standard no.2 mengharuskan manajemen untuk membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendalian internal perusahaan.
• Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat. Contoh  nya kebijakan manajemen mungkin mengharuskan bahwa detail faktur harus diverifikasi terhadap slip pengepakan dan pesanan pembelian (PO).
• Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peratursn dan sasaran perusahaan.
• Dalam perananya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalian internal, saat ini diharuskan oleh standar PCAOB no 2. Audit eksternal perlu memahami pengendalian internal sehingga menyusun atestasi atas pertanyaan manajemen mengenai pengendalian internal sebagaimana diharuskan oleh standar tersebut.

Kerangka kerja dalam mempelajari pengendalian internal: komponen dan sasaran pengendalian internal

Komponen pengendalian internal, terdapat 5 komponen pengendalian internal yang saling berkaitan yaitu: lingkungan pengendalian, penentuan risiko, aktifitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pengawasan. Berikut adalah penjelasannya:

 1.Lingkungan pengendalian mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajemen.

2.Penentuan resiko adalah identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.

3.Aktifitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktivitas pengendalian meliputi penelaahan kinerja, pemisahan tugas, pengendalian aplikasi, dan pengendalian umum.

4.informasi dan komunikasi. Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomatis dan manual) dan record yang dibuat untuk memuali, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian pada proses entitas.

5.pengawasan. manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.

Sasaran pengendalian internal

1.Sasaran pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Selanjutnya pelaksanaan mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan atau menggunakan sumebr daya lainnya misalnya tenaga kerja dan peralatan.

2.Sasaran sistem informasi. Sasaran ini memfokuskan pada pencatatan, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi. Data kejadian harus dicatat dengan tepat pada dokumen sumber dan dalam file transaksi.

3.Sasaran perlindungan aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi. Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relavan dengan fungsi sistem informasi akuntansi dan konsisten dengan fokus kita pada kejadian dan proses.

4.Sasaran kinerja. Dadaran ini memfokuskan pada pencapaian  kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Meskipun sasaran ini tercapai, sasaran  kinerja bisa saja tidak tercapai. Contoh nya pesanan pengiriman dan pengihan mungkin dilakukan dengan tepat, tetapi target penjualan mungkin tidak tercapai.

Penentuan risiko

Dalam menidentifikasikan risiko dan pengendalian dalam proses bisnis kita harus menentukan terlebihdahulu jenis sasaran kemudian deskripsi sasaran.

Penentuan risiko pelaksanaan: Siklus pendapatan

Bagian ini memberikan pedoman untuk menidentifikasikan risiko pelaksanaan pada siklus  pendapatan. Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

Risiko pelaksanaan yang umum untuk dua transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut:

1.Penyerahan barang dan jasa:

-Diperbolehkannya penjualan atau layanan jasa yang tidak terotorisasi.

-Penjualan atau layanan jasa yang terotorisasi tidak terjadi, terlambat atau digandakan tanpa disengaja.

-Jenis barang atau jasa salah.

-Kuantitas atau kualitas salah.

-Pelanggan atau alamat salah.

2.Penerimaan kas:

-Kas tidak diterima atau terlambat diterima.

-Jumlah kas yang diterima salah.

Lima langkah yang bermanfaat dalam pemahaman dan penentuan risiko pelaksanaan:

Langkah1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah2: Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

Langkah3: Nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.

Langkah4: Beri penilaian terhadap signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

Langkah5: Untuk risiko yang signifikan, identifikasi kan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap resiko.

Penetuan risiko pelaksanaan: Siklus pemerolehan

Dibagian sebelumnya dijelaskan pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan, sedangkan bagian ini akan menjelskan risiko pelaksanaan pada siklus pemerolehan.

Berikut adalah langkah-langkah proses penggajian untuk menidentifikasikan risko nya:

Langkah1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah2: Identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

Langkah3: Nyatakan kembali setiap risko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

Langkah4: Berikan penilaian atas signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

Langkah5: Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko.

Penelitian risiko sistem informasi

Karena sistem informasi mencatat transaksi perusahaan, sistem informasi tidak lepas dari risiko pelaksanaan. Bagian ini menstrukturkan risiko sistem informasi menjadi dua kategori yaitu: pencatatan risiko dan pembaruan risiko.

Mengidentifikasikan risiko dan pengendalian proses bisnis dalam proses penggajian:

Kejadian 1: Memberikan penuggasan

Kejadian 2: Melakukan tugas yang diberikan

Kejadian 3: Mencatat waktu datang

Kejadian 4: Mencatat waktu pulang

Kejadian 5: Menyiapkan gaji

Kejadian 6: Menyetujui gaji

Kejadian 7: Mencetak cek gaji

Kejadian 8: Menandatangani cek

Kejadian 9: Mendistribusikan cek gaji

Pencatatan risiko

Pencatatan risiko menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Sebagai contoh jika catatan penjualan memiliki identifikasi pelanggan yang salah, pelanggan yang sebenarnya tidak mendapat tagihan, dan perusahaan mungkin tidak dibayar atas penjualan tersebut. Pada siklis pemerolehan, pencatatan kesalahan dapat mengakibatkan kelebihan pembayaran atau kehilangan kredit karena gagal bayar.

Memperbarui risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Memperbarui kesalahan bisa jadi sangat mahal, misalnya pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, padahal persediaan sebenarnya masih ada.

Bagian ini menjelaskan bagaimana mengidentifikasikan serta mendokumentasikan pencatatan dan memperbarui risiko serta secara sistematis pada SIA.

3 langkah bermanfaat dalam mengidentifikasikan risiko-risiko pencatatan:

• Langkah1 dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.
• Langkah2 tinjaulah kejadian tersebut dan identifikasikanlah kejadia-kejadian diamana data dicatat didokumen sumber atau pada file transaksi.
• Langkah3 untuk setiap kejadian dimana data dicatat didokumen sumber atau record transaction, perhatikan risiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya.

Mengidentifikasikan risiko pembaruan

Dibagian ini diberikan pedoman untuk mengidentifikasikan risiko-risiko pembaruan. Adapun langkah-langkahnya yaitu:

• Identifikasikanlah risiko-risiko pencatatan. Langkah ini diperlukan karena kesalahan dalam mencatat informasi  difile transaksi dapat mengakibatkan pengguanaan informasi yang tidak akurat untuk memperbarui field ringkasan.
• Identifikasikanlah kejadian-kejadian yang mencakup aktifitas pembaruan. Jenis file induk yang dapat diperbarui akibat dari transaksi meliputi: persediaan, ajsa dan agen.
• Untuk setiap kejadian dimana file induk diperbarui, perhatikan risiko-risiko pembaruan umum sebelumnya.

Pencatatan dan pembaruan sistem buku besar

Beberapa kejadian memiliki signifikansi akuntansi keuangan secara langsung, sedangkan beberapa lainnya tidak. Kejadian yang memerlukan pembaruan terhadap akun-akun buku besar. Ini diperlukan untuk mencatat kejadian-kejadian seperti itu pada saat terjadinya dengan suatu cara yang memfasilitasi pembaruan selanjutnya yang diperlukan terhadap buku besar. Field akun buku besar dapat ditambahkan pada file transaksi dan file induk.

Risiko dalam mencatat dan memperbarui informasi pada sistem buku besar

Salah satu risiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit salah. Juga terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali, terlambat diperbarui atau diperbarui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat telah diperbarui dan proses memperbarui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbarui saldo.

Risiko pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi, evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko. Dibanyak kasus, perusahaan meminta bantuan akuntan, auditor eksternal, atau auditor internal untk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.

Aktivitas pengendalian

Dibagian ini akan dibahas komponen ketiga pengendalian internal yaitu aktivitas pengendalian secara lebih mendalam.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas ini bisa dibuat manual atau otomatis dan bisa diterapkan diberbagai tingkat didalam organisasi. Terdapat empat jenis pengendalian yaitu pengendalian arus kerja, pengendalian input, pengendalian umum dan penelahaan kinerja.

Pengendalian arus kerja

1.Pemisah tugas

Pemisahan tugas antaragen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal. Biasanya agar kecurangan terjadi ketika karyawan memerlukan akses keaset maupun kemampuan untuk menyembunyikan kecurangan dalam record organisasi. Misalnya kasir dapat mengambil kas dan menyembunyikan nya dengan membuang nota penjualan. Untuk mencegah masalah seperti ini, organisasi dapat mengupayakan pemisahan otorisasi kejadian, pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian dan pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian.

2.Penggunaan informasi mengenai kerjadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer. Pertama kita bahas informmasi dari dokumen.

 -Informasi dari dokumen: nota  penjualan yang disiapkan selama kejadian “menerima pesanan” digunakan untuk mengotorisasikan kejadian “menyiapkan makanan”. Sebagai contoh meskipun karyawan yang sama menerima pesanan dan memasak makanan, informasi dari pesanan tersebut akan membantu mengendalikan kesalahan pada kejadian memasak.

-Informasi file komputer: kita telahmelihat bahwa seseorang dapat menggunakan dokumen dari kejadian terdahulu untuk mengendalikan kejadian berikutnya. Contoh nya yaitu, data ringkasan file induk bisa diperiksa untuk mengotorisasi kejadian misalnya ketika penumpang membeli tiket, jumlah kursi dapat diperbarui difile induk penerbangan. Contoh lain record transaksi juga bisa membantu mengendalikan kejadian. Seseorang karyawan bisa memeriksa record pembelian dan penerimaan dikomputer untuk menyetujui faktur pembayaran.

3.Ururtan kejadian yang diharuskan

Dibanyak kasus, organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum memeriksa pasien. Informasi ini mengurangi risiko tidak mendapatkan penggantian biaya atas jasa nya.

4.Menindaklanjuti kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan. Berikut ini beberapa contoh kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

-Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi

-Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo

-Permintaan yang menunggu untuk disetujui

-Jasa yang disediakan tetapi belum selesai (misalnya, pekerjaan, percetakan, pekerjaan, perbaiakan, dan audit)

5.Dokumen bernomor urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggung jawabkan dikeajdian berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanankan dan dicatat dengan tepat.

6.Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu  proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian. Misalnya pelayan bertanggung jawab untuk menerima pesanan pelanggan dan memberi harga pada nota penjualan. Staf dapur bertanggung jawab untuk memasak dengan benar dan tepat waktu, dan kasir bertanggung jawab untuk menerima jumlah kas yang benar.

7.Pembatasan akses ke aset dan informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, sperti kas, persediaan, peralatan dan data adalah membatasi akese hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yagn diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan dilokasi yang aman. Misalnya gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim dan menerima brang.

8.Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting:

-Rekonsiliasi lebih umum dari pada pemerikasaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian individu. Rekonsiliasi biasanua mencakup data mengenai banyak kejadian.

-Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, dokumen digunakan untuk memulai kejadian.

Penelaahan kinerja

Penelaahan kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi atau data periode lalu. Penelaahan kinerja meliputi analisis data (kemungkinan dari banyak periode), indentifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan.

Contoh penelaahan kinerja adalah sebagai berikut:

-Manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai macam produk untuk menentukan produk mana yang dihentikan.

-CEO ingin menentukan keberhasilan wakil direktur yang bertanggung jawab atas penjualan internasional.

-Secara periodik, manajer kredit memeriksa laporan daftar akun-akun yang jatuh tempo sehingga keputusan dapat dibuat terkait dengan upaya  penagihan kredit seperti apa yang harus diambil.

-Manajer kredit memeriksa bahwa akun akun yang tidak tertagih berada dalam batas yang wajar dan merevisi kebijakan kredit jika diperlukan.

-Petugas pembelian menggunkan laporan periodik untuk menentukan apakah perusahaan harus menghentikan pemesanan dari pemasok dimana retur pembeliannya tinggi.

Record induk dan penelaahan kinerja. Penelahaan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasann yang disimpan direcord induk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.

Sebagai contoh, akun penjualan yang dicatat difile buku besar dapat mencakup 12 field untuk anggaran penjualan satu bulan.

Field ringkasan direcord induk juga dapat membantu dalam menelaah kinerja. Misalnya kita dapat menyimpan informasi mengenai retur pembelian pada record setiap pemasok.